-クラウド型電子カルテシステム HOPE Cloud Chart Ⅱ 導入事例-
電子カルテをHOPE Cloud Chart Ⅱに更新し
多職種連携・業務効率化・職員教育を支える基盤へ
お客様情報
医療法人秀麗会 山尾病院様
- 住所:愛知県西尾市桜木町五丁目14番地
- 病床数:105床
- URL:https://www.yamaohospital.or.jp/https://saishukan.com/
お客様の声
お話を伺った方
医療法人秀麗会 山尾病院の皆様（ご担当者情報は取材当時のものです）
10年前の病院の建て替えがきっかけですね。
建物を新しくするタイミングこそが、紙カルテから電子カルテへと移行する唯一無二のチャンスと考えました。
具体的な理由としては、まず物理的なスペースの問題を挙げることができます。紙カルテの運用を続けるとなると、膨大なカルテを保管する場所を確保し続けなければならず、新病院の設計において物理的な負担が大きくなると判断しました。
また、デジタル化によって職種間でのスムーズな情報共有を実現し、チーム医療の質を高めたいという思いもあり、さらに言えば、当法人が展開する老人保健施設などのグループ全体で、患者さんの基本情報を共有できるネットワークを構築したいという将来的な構想もありました。そのためには電子カルテの導入が不可欠だったのです。
導入を決めた当初は、院長をはじめ現場の職員から「紙の方がやりやすい」「自分たちには無理だ」といった猛反対の声が上がりました。当時、大病院ならまだしも、中小病院で電子カルテを導入しているところは5割も無かったと思います。けれども、「将来の病院経営や地域連携を考えれば、今変えなければならない」という強い信念のもと、粘り強く説得を続け、導入へと舵を切ることになったのです。
理由のひとつは、トーテックがネットワークに強い会社であると聞いていたからです。
電子カルテの運用で最も怖いのはシステムが止まってしまうことです。障害が発生すると、往々にしてシステムベンダーとネットワークベンダーの間で原因の切り分けが難航し、復旧に時間を要するケースも少なくありません。
電話事業を創業とするトーテックならば、システムからインフラまでを一括して任せることができ、万が一の際にも迅速に原因切り分けと復旧対応をしてもらえるという期待と安心感がありました。
当時の担当者の熱意も決め手のひとつでした。まだキャリアが浅かったからか電子カルテや病院実務を熱心に学ぼうとしているのが伝わってきました。それがとても好印象だったんです。電子カルテについては私たちも初心者でしたから、目線や歩調を合わせて、一緒にシステムを育てていけるのではないかと考えました。
実際、単なる営業やエンジニアの枠を超えて、現場に寄り添ってくれたと思います。配線作業や掃除などの泥臭い作業も一緒になって手を動かし、医師や職員にも根気強く操作を教えてくれるなど、共に歩んでくれる姿勢は信頼に値するものでした。
トーテックとの関係を、「電子カルテを導入して終わり」とはしたくなかったので、月に1度の院内の「電子カルテ委員会」にも、営業・SEに参加いただいています。
一般的に、システムが安定稼働し始めると、どうしてもITベンダーの担当者は顧客に足を運ばなくなりがちです。
私たちは導入後もトーテックに継続的に関わってもらい、常にサポートが受けられる体制を維持したいと考えました。この委員会でトーテックの方々と定期的に顔を合わせることでより信頼関係を深めることができているのではないかと思います。
また、この委員会には各部署の責任者や担当者も参加していますから、今、現場で起きている問題や要望を直接、トーテックに伝えられることも大きなメリットです。特定の担当者だけがトーテックの窓口になってしまうと、そこで情報が止まってしまったり、対応が遅れたりするリスクがありますが委員会という定例の場で話し合えば、その場で課題を全員が共有し、迅速な解決につなげていくことができます。
実際、議事録を確認しながら未解決課題を一つずつ潰していくといった、着実な運用改善の場として機能しています。
当院にはITに特化した専門部署がないため、トーテックの皆さんには単なる業者ではなく、「山尾病院の一員」としてプロジェクトを共に進めるパートナーであってほしいという思いもあります。
現場で最も便利になったと感じる機能は、新しく実装された「教育ポータル」です。
当院では、現場の気づきを迅速に反映し、現場の使いやすい環境を整備していくため、マスタ管理なども職員自身が主体的に行っています。しかし、以前のシステムでは、操作に迷った際に膨大で難解なマニュアルを読み解く必要がありました。
現在は欲しい情報を容易に検索して、動画などでわかりやすく確認できるため、不明点解消や新人教育の負担が大幅に軽減されています。ITに苦手意識を持つ職員にとって、大きな支援となっています。
現場でのコミュニケーションがスムーズになったことも大きなメリットです。
チャットやToDoなどの便利なツールを活用することによって、情報の伝達漏れを防げるようになり、職種や部署を超えたリアルタイムな情報共有でチーム医療の質が向上したと実感しています。
今後は、まだ十分に使いこなせていない機能を積極的に活用し、事務作業の時間の短縮を図ることで、
「患者さんのベッドサイドで過ごせる時間」「患者さん一人ひとりと向き合える時間」をより多く確保できるようにしたいと考えています。
現在のSEさんとは5年以上のお付き合いがあり、以前から気軽に相談できる関係でした。
HOPE Cloud Chart Ⅱへの更新前は、約1か月、ほぼ毎日システム室に来ていただき、現場から次々と上がる質問や相談に対して、驚くほど迅速かつ的確に対応していただきました。医療現場だけではなく当院独自の運用も理解していただいており、こちらの意図が伝わりやすく安心して相談できました。
最も印象的だったのは、現場の負担を最小限にしようとする先回りの配慮ですね。
例えば今回のリプレースでは、スキャンの方法も変更されたのですが、ITに苦手意識がある職員でも一目で理解できるよう、当院の実機を使ったスクリーンショットやイラストを多用した独自の手順書を、私たちが要望する前に作成してくれていました。
更新直後も、しばらく常駐してくれたため、問題が発生しても迅速に対応してもらうことができました。
コンシェルジュのような細やかなサポートがあったからこそ、診療や看護業務が停止するような大きなトラブルもなく、スムーズに移行できたのだと思います。
電子カルテについては、さらなるシステムの進化、特にAI技術の積極的な導入を期待しています。
例えば、レセプトのチェックやAI診断、あるいは院内で処方される薬の組み合わせにおける禁忌の自動チェックなど、システム側でもっと踏み込んだサポートができるようになれば、医師や看護師、職員の業務はより正確かつ効率的なものになると考えています。
トーテックについては、より一層、現場の職員と密なコミュニケーションを図っていただき、日々の業務改善を私たちと一緒に進めてもらえたらと思います。
例えば、現在の電子カルテについては基本的な機能を十分に活用できている段階ですが、セット機能や登録単語、インターネット連携といった便利な機能には、まだまだ活用の余地が残っています。これらを現場に浸透させるために、例えば「上級者向けの研修会」を開催いただくなど、私たちの活用レベルを引き上げるような仕掛けを一緒に作っていけたら嬉しいですね。
一方で、システムが止まってしまうことは医療現場にとって最大の懸念事項です。トラブル発生時の迅速なフォローやリカバリーについては、これまで通りの手厚いサポートの継続を希望します。現場が「困っている時間」を最小限に抑えることは、医療の安全、患者さまの安全を守ることにも直結するためです。
私たちにとってHOPE Cloud Chart Ⅱは単なる記録媒体ではなく、多職種連携・業務効率化・職員教育を支える基盤です。今回のリプレースをさらなる活用のスタート地点と考え、トーテックにはこれからも「山尾病院の一員」として並走していただき、より良い医療を提供するための良きパートナーであり続けてほしいと願っています。
トーテックアメニティ株式会社
医療システム事業部 中部営業部 担当営業、SE
- 担当者より
- 3代に渡る営業、多数のSEと共に、山尾病院様の電子カルテの導入・更新を担当させていただきました。
「電子カルテ委員会」の存在が、山尾病院様と弊社、現場とベンダーをつなぐ重要な機会となっていることに、改めて気づかされました。
日々、積み重ねてきたご信頼と業務知識は弊社にとって、かけがえのない財産です。この財産をいかし、山尾病院様のより良い医療サービスに、ひいては地域医療へ貢献できるように精進してまいります。